„Przecież wszystko jest zaksięgowane. To chyba najważniejsze?”

Niekoniecznie.

Przez kilkanaście lat pracy w księgowości widziałem dziesiątki firm, które przez długi czas były przekonane, że ich księgowość działa dobrze. Podatki były płacone, faktury księgowane, deklaracje wysyłane. Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadzało.

Problem pojawiał się dopiero wtedy, gdy właściciel potrzebował konkretnej informacji, urząd skarbowy zadał pytanie albo firma zaczęła szybko rosnąć.

I wtedy okazywało się, że księgowość nie była wsparciem dla biznesu. Była po prostu „od faktur”.

Jak sprawdzić, czy dotyczy to również Twojej firmy? Jest kilka bardzo konkretnych sygnałów.

1. O księgowości przypominasz sobie głównie wtedy, gdy trzeba zapłacić podatek

Jeżeli jedyny kontakt z księgowością wygląda mniej więcej tak:

„Dzień dobry, ile mam zapłacić VAT i do kiedy?”

– to warto się zatrzymać.

Dobra księgowość powinna dostarczać przedsiębiorcy informacji wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy pojawia się obowiązek zapłaty.

Przedsiębiorca powinien wiedzieć nie tylko ile podatku ma zapłacić, ale również z czego ta kwota wynika, jakie zdarzenia miały na nią wpływ i czy w najbliższych miesiącach należy spodziewać się istotnych zmian.

To szczególnie ważne w firmach, które szybko rosną, zatrudniają pracowników, zaczynają sprzedawać za granicę albo dokonują większych inwestycji.

Bo umówmy się – czy naprawdę chcesz prowadzić firmę, podejmując decyzje finansowe na podstawie informacji sprzed dwóch miesięcy?

Księgowość nie powinna być tylko miejscem, do którego wysyłasz faktury. Powinna być źródłem informacji o tym, co dzieje się w Twojej firmie.

2. Na odpowiedź od księgowości czekasz kilka dni

„Sprawdzę i wrócę z odpowiedzią”.

Jeżeli słyszysz to regularnie, a odpowiedź pojawia się po kilku dniach albo trzeba o nią ponownie pytać, jest to wyraźny sygnał ostrzegawczy.

Oczywiście nie każdą kwestię można rozstrzygnąć w pięć minut. Szczególnie skomplikowane zagadnienia podatkowe czy rachunkowe wymagają analizy przepisów, dokumentów, a czasami również konsultacji z doradcą podatkowym lub biegłym rewidentem.

Ale jeżeli nawet proste pytania dotyczące bieżącej działalności wymagają wielokrotnego przypominania się, problemem może być nie brak wiedzy, ale organizacja pracy.

W dobrze działającej księgowości powinno być jasne:

• • kto odpowiada za Twoją firmę,

• • z kim kontaktujesz się w sprawach bieżących,

• • w jakim czasie możesz spodziewać się odpowiedzi,

• • kto zajmie się tematem podczas nieobecności Twojego księgowego.

To brzmi banalnie. W praktyce robi ogromną różnicę.

3. Księgowość nie zna Twojego biznesu

To jeden z sygnałów, który osobiście traktowałbym bardzo poważnie.

Jeżeli po kilku miesiącach współpracy księgowość nadal nie wie, czym dokładnie zajmuje się Twoja firma, skąd pochodzą jej przychody, jakie ma główne koszty i jakie nietypowe transakcje występują w działalności, trudno oczekiwać dobrego wsparcia.

Księgowość nie musi oczywiście znać każdego szczegółu Twojego biznesu.

Powinna jednak rozumieć jego mechanizm.

Inaczej wygląda księgowość firmy handlowej, inaczej producenta, dewelopera, firmy IT czy przedsiębiorstwa prowadzącego działalność międzynarodową.

Znajomość biznesu ma znaczenie również przy ocenie nietypowych operacji. Zakup samochodu, pożyczka od wspólnika, transakcja z zagranicznym kontrahentem czy rozliczenie inwestycji nie powinny być traktowane jak kolejna faktura do „wrzucenia w koszty”.

Najpierw trzeba wiedzieć, co właściwie się wydarzyło.

Dopiero później można zdecydować, jak prawidłowo to ująć.

4. Dowiadujesz się o problemie dopiero wtedy, gdy problem już istnieje

To chyba najbardziej niebezpieczna sytuacja.

Przykład?

Firma otrzymuje informację o zaległości podatkowej. Albo okazuje się, że trzeba skorygować wcześniejsze rozliczenia. Albo podczas zamknięcia roku wychodzi problem, o którym nikt wcześniej nie wspominał.

I wtedy pada zdanie:

„No tak, rzeczywiście trzeba było to zrobić inaczej”.

Tylko dlaczego przedsiębiorca dowiaduje się o tym dopiero teraz?

W księgowości nie chodzi wyłącznie o to, żeby poprawnie zaksięgować dokumenty. Równie ważne jest wychwytywanie potencjalnych problemów odpowiednio wcześnie.

Przepisy podatkowe i rachunkowe nakładają na przedsiębiorców wiele obowiązków, a część terminów jest bardzo konkretna. Przykładowo, w przypadku podmiotów zobowiązanych do sporządzania sprawozdań finansowych obowiązują określone terminy sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia dokumentów.

Dobra księgowość powinna więc nie tylko reagować na problemy.

Powinna pomagać ich unikać.

5. Masz księgowość, ale nadal nie wiesz, ile naprawdę zarabiasz

To może być najbardziej praktyczny test.

Zapytaj siebie:

„Ile firma zarobiła w tym miesiącu?”

Jeżeli odpowiedź brzmi:

„Musiałbym zapytać księgowej”.

– mamy problem.

I nie chodzi o to, że księgowość ma codziennie przygotowywać właścicielowi rozbudowane raporty finansowe.

Chodzi o podstawową wiedzę.

Przedsiębiorca powinien mieć możliwość sprawdzenia, jak wygląda jego wynik finansowy, jakie są najważniejsze koszty, ile pieniędzy znajduje się w firmie, jakie należności są do odzyskania i jakie zobowiązania trzeba w najbliższym czasie uregulować.

Bo zysk i pieniądze na koncie to nie jest to samo.

Firma może wykazywać zysk, a jednocześnie mieć problemy z płynnością. Może też mieć dużo pieniędzy na rachunku, mimo że wynik finansowy wygląda słabo.

Jeżeli księgowość nie pomaga Ci tego zrozumieć, trudno mówić o pełnym wykorzystaniu jej możliwości.

Czy to oznacza, że trzeba natychmiast zmienić księgowość?

Nie.

Jeden z opisanych problemów nie musi oznaczać, że współpraca jest zła. Czasami wystarczy zmienić sposób komunikacji, ustalić zakres raportowania albo uporządkować odpowiedzialność po obu stronach.

Ale jeżeli rozpoznajesz u siebie trzy, cztery albo wszystkie pięć sygnałów, warto przynajmniej przyjrzeć się obecnemu modelowi współpracy.

I nie zaczynałbym od pytania:

„Ile kosztuje inne biuro?”

Zacząłbym od znacznie ważniejszego:

„Co moja księgowość daje mi poza zaksięgowaniem dokumentów i wysłaniem deklaracji?”

To właśnie tutaj często znajduje się największa różnica między tanią księgowością a dobrą księgowością.

Dobra księgowość to nie tylko poprawne księgowanie

Księgowość jest jednym z tych obszarów firmy, których zwykle nie widać, dopóki wszystko działa.

Ale kiedy przestaje działać, konsekwencje mogą być bardzo konkretne.

Warto też pamiętać, że samo zlecenie księgowości zewnętrznemu biuru nie przenosi automatycznie wszystkich obowiązków przedsiębiorcy. Przykładowo, za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, a w przypadku spółki kapitałowej są nim członkowie zarządu.

Profesjonalne biuro powinno więc nie tylko „robić księgowość”.

Powinno pomagać właścicielowi firmy rozumieć liczby, pilnować terminów, zauważać ryzyka i podejmować decyzje na podstawie aktualnych danych.

Bo ostatecznie księgowość nie jest celem samym w sobie.

Ma pomagać prowadzić biznes spokojniej, bezpieczniej i bardziej świadomie.

Jeżeli więc od dawna masz wrażenie, że Twoja księgowość po prostu rejestruje to, co już się wydarzyło, być może warto zadać sobie jedno proste pytanie: czy naprawdę tego potrzebujesz?